Comment gérer la communication avec les membres et les parents à l'approche des camps d'été 2020? Bonnes pratiques de la Fédération des Scouts Baden-Powell de Belgique à l’épreuve du Covid-19

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by European Scout ... from Switzerland
Publication date: 19. juin 2020

La suppression des activités scoutes et l’incertitude qui a longtemps régné autour des camps d’été nous a forcés à être créatifs en termes de communication. Pour répondre aux nombreuses questions, la Fédération des Scouts Baden-Powell de Belgique a, notamment, organisé pour la première fois de son histoire un live Facebook avec ses membres.

 

Comme de nombreuses associations Scoutes à travers le monde, la Fédération des Scouts Baden-Powell de Belgique a été confrontée à de multiples sollicitations émanant de ses membres (animateurs, Scouts et parents) ces dernières semaines. La situation de crise liée au covid-19 a en effet soulevé maintes questions, notamment concernant les camps d’été.

Pour répondre au mieux aux interrogations et inquiétudes, notre priorité a été, et est toujours, de rendre accessible les informations au plus grand nombre. Ainsi, dès que nous avons reçu le protocole sanitaire concernant tout le secteur jeunesse en Belgique (et donc pas seulement les mouvements scouts), nous avons décidé de le vulgariser, de le traduire en termes scouts, et d’en faire un guide de 36 pages à l’intention de nos 12 000 animateurs et animatrices pour les soutenir dans l’organisation de leurs camps. Ce document compile toutes les règles à respecter durant les camps et est adapté à la réalité de notre fédération.

 

Étant donné le délai très court entre la divulgation du protocole sanitaire par les autorités et le début des camps, nous n’avons pas attendu la publication de notre vade-mecum, qui a demandé un certain nombre d’heures de travail, pour communiquer vers nos membres. Nous nous sommes jetés à l’eau et avons décidé de répondre à leurs questions en direct en réalisant un live Facebook. Durant une heure, notre présidente a répondu aux questions publiées par nos membres en commentaires.

 

Cette vidéo est toujours consultable sur notre page Facebook, mais nous avons également retranscrit toutes les réponses aux questions dans une FAQ accessible dès le lendemain sur notre site Internet. Cette FAQ est toujours régulièrement mise à jour en fonction des questions qui nous parviennent et de l’évolution de la situation.

 

Si les parents des scouts ne sont pas notre cible de communication première habituellement, nous avons néanmoins pris soin d’outiller nos animateurs et équipes d’unité pour qu’ils puissent leur répondre facilement. Nous leur avons notamment procuré des courriers types, ainsi qu’un argumentaire à fournir aux parents qui les interpelleraient, que les camps de l’unité soient maintenus ou pas.

 

Notre site Internet a également été adapté : une zone covid est organisée selon une logique de publics (animateurs, équipes d’unité, parents et journalistes) pour que chacun puisse trouver facilement les informations qu’il recherche.

 

Nous sommes bien entendu aussi particulièrement sollicités par email, téléphone ou commentaires sur les réseaux sociaux. La disponibilité des membres de l’équipe nationale ainsi que des permanents de la fédération est donc renforcée, afin de fournir une réponse adéquate et rapide à ces demandes.

 

Enfin, nous avons bénéficié d’une large couverture médiatique concernant, tout d’abord, la poursuite des activités scoutes à distance et, ensuite, le maintien des camps. Même si nous ne sommes pas à l’initiative de chacun de ces contacts avec la presse, force est de constater que celle-ci nous contacte à l’annonce de chaque nouvelle mesure et qu’elle nous perçoit comme un acteur de référence dans le secteur des mouvements de jeunesse. Ces multiples sollicitations nous ont permis de faire passer un message rassurant vers le grand public, qu’il s’agisse des parents, des responsables des communes ou de nos concitoyens qui verront peut-être des camps scouts s’installer près de chez eux cet été.

 

Cet article a été rédigé par l’équipe de communication de la Fédération des Scouts Baden-Powell de Belgique.

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